© 2008 Ruud van Aalst
Veel wordt opgepakt; weinig wordt afgemaakt. Een belangrijke oorzaak is het feit dat mensen met van alles en nog wat bezig zijn en niet meer de focus kunnen houden op wat moet worden afgemaakt. Projectmatig werken kan hier verandering in brengen.
Ik heb een eigen methodiek ontwikkeld op basis van enerzijds de theoretische kaders zoals die door Prince 2 wordt aanbevolen, maar anderzijds een pragmatische aanpak waardoor je kunt voorkomen dat projectmatig werken een papierwinkel wordt.
Uiteraard maak ik een projectplan zodat iedereen weet wat er moet gebeuren.
In het projectplan hanteer ik de systematiek van
- Activiteiten
- Mensen
- Middelen
- Resultaten
Door dit systematisch te doen leer ik de mensen ook methodisch te werken. Daarnaast biedt het houvast en maakt het het lezen van stukken eenvoudiger en sneller.
Door de planning te visualiseren in de vorm van tijdbalken krijgen mensen beter inzicht
in wat er moet gebeuren, wanneer, evenals de volgorde en afhankelijkheid. De planning
dient uiteraard ook voor het bewaken van de voortgang.
Ik leer projectteams de methoden en technieken, maar probeer de leden tegelijkertijd te overtuigen dat samenwerken in een project vooral een kwestie van co-creatie is; van teamwork waarin het team gezamenlijk verantwoordelijk is voor het resultaat en voor elkaar.
Een project is voor mij niet af als de planning gehaald is, maar ‘als het lampje bij iedereen brandt’. Ook al is er opleiding gevolgd, zijn alle procedures klaar en zeggen sommigen dat ze alles snappen, een project is pas echt geslaagd als de nieuwe werkwijze door iedereen is geadopteerd, oude gewoonten zijn afgeschaft, mensen niet eens meer weten hoe het vroeger ging. Dan is het project emotioneel gereed.